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年會策劃過程中確定年會參與群體。一般而言，大部分企業的年會受眾是以企業內部員工為主；大型企業也會帶有對外性質，邀請客戶、政府、合作伙伴等參加，作為客戶答謝的品牌文化活動。可見，年會的目的決定了受眾群的偏重。受眾群體決定了年會的名稱：年終答謝會、年度盛會、主題年會等。
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年會策劃過程中確定年會目的。增強員工歸屬感、凝聚力、深化內部溝通、促進戰略分享、增進目標認同，匯報全年的企業業績并制定目標，等等。小的團隊通常會通過辦些小型音樂會等較有創意的活動，但幾百人的團隊或員工遍布在全國各個區域，那么年會就是一次大家相互進一步認識，交流感情，展示自我的好機會。所以較大的團隊通常會采用會議（白天，用于總結分享）＋晚宴（用于聚會）的方式作為年會的主旋律。
年會策劃過程中確定年會主題。以企業文化入手，從企業經營目標入手，從行業背景入手，等等，例如不忘初心、砥礪前行，二次創業新征程、乘風破浪耀南亞，這個冬天、我們在一起，這三個主題依次對應以上的三個角度。如果每年的年會能在往年的年會主題的基礎在寓意上有遞進，那就更好了，也可以參考2B行業大B企業每年峰會的主題演變找些感覺。
年會策劃過程中確定會議預算。通常每年年會的人均預算，會參照往年的費用，根據今年業績進行正向或反向的調整。有了預算，就好確定年會地點、酒店標準、禮品這些費用大頭，以及年會的為期時間，全國性的企業還會涉及各區一起辦還是分開辦，這里的交通費用也占了總體預算的大頭。
年會策劃過程中確定時間。越早確定，準備的時間越充分，越能對會議細節處理好。當然了，準備年會之外，每個人都有自己日常的工作。所以成立一個年會工作小組非常有必要，便于分工和執行，這個在第二步年會策劃中會詳細展開。
